Stellvertretung als Überlebensfaktor: Wenn der Chef plötzlich ausfällt

In vielen Schweizer KMU und Familienunternehmen hängt der Betrieb am sprichwörtlichen seidenen Faden: am Chef, an der Chefin. Sie kennen die Kunden, unterschreiben Verträge, führen Verhandlungen, genehmigen Zahlungen und treffen alle wesentlichen Entscheidungen. Doch was passiert, wenn dieser Dreh‑ und Angelpunkt krankheitsbedingt ausfällt, ins Spital muss oder gar unerwartet verstirbt?

Ohne geregelte Stellvertretung steht das Unternehmen von einem Tag auf den anderen still. Rechnungen bleiben unbezahlt, Löhne können nicht freigegeben werden, Fristen verstreichen, und Banken oder Behörden verweigern jegliche Handlung ohne rechtsgültige Unterschrift. In besonders heiklen Fällen drohen Liquiditätsengpässe oder gar die vorübergehende Handlungsunfähigkeit der Firma. Gerade in inhabergeführten Betrieben, wo Kompetenzen bewusst beim Eigentümer konzentriert sind, wird die Stellvertretungsfrage oft verdrängt. Aber eine klar geregelte Stellvertretung ist kein Ausdruck von Misstrauen, sondern von Professionalität. Sie schützt nicht nur das Unternehmen, sondern auch Mitarbeitende, Kunden und Angehörige.

Rechtlicher Rahmen

Das Obligationenrecht (OR) und handelsregisterrechtliche Vorschriften verlangen nicht zwingend eine formelle Stellvertretung, wohl aber eine handlungsfähige Geschäftsführung. Wird diese Kompetenz nicht geregelt und der Zeichnungsberechtigte fällt aus, fehlt schlicht die gesetzliche Vertretungsmacht nach aussen. Banken und Behörden orientieren sich strikt an den im Handelsregister eingetragenen Unterschriftsbefugnissen. Eine «mündliche Vollmacht» oder interne Abmachung greift hier nicht. Besonders kritisch: Ohne HR-Eintrag kann ein Stellvertreter keine gültige Unterschrift leisten – selbst wenn er operativ alles weiss und kann.

Ein Vakuum vermeiden

Vorausschauende Planung bedeutet, Verantwortung bewusst zu teilen. Je nach Unternehmensstruktur bieten sich verschiedene Ansätze:

• Formelle Stellvertretung im Handelsregister: Eine zweite zeichnungsberechtigte Person («Kollektivunterschrift zu zweien») oder Prokura schafft Rechtssicherheit.
• Interne Kompetenzregelungen: Delegation von operativen Aufgaben inklusive schriftlich definierten Entscheidungsbefugnissen.
• Notfallregelungen: Regelmässige Aktualisierung von Vollmachten, Passwörtern und Zugriffsrechten.
• Nachfolgeplanung: Wenn der Eigentümer zugleich Geschäftsführer ist, sollte auch die Unternehmensnachfolge frühzeitig geregelt werden.

Quelle: Treuhand | Suisse